II. Definicje

Ilekroć w Polityce jest mowa o:

BZKiW – oznacza to BZK i Wspólnicy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Połczyńska 97A, 01-303 Warszawa, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001099416, NIP: 5223061461, REGON 364275947;

Danych osobowych – oznacza to dane osobowe w rozumieniu przepisów RODO, tj. m.in. informację, które (w oderwaniu od innych lub w połączeniu z innymi posiadanymi przez BZKiW informacjami) umożliwiają bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie osoby fizycznej, w tym osoby prowadzącej działalność gospodarczą;

Kandydacie – rozumie się przez to osobę, która składa aplikacje na stanowiska pracy w spółkach z Grupy handlowej BZK poprzez adresy email dostępne na Stronie;

Spółki BZK – oznacza to następujące spółki:

• Bakoma sp. z o.o. - z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa;
• Bakoma Bis sp. z o.o. z siedzibą w Janikowie, 26-900 Kozienice,
• BIOAGRA S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa,
• BIOAGRA OIL S.A. z siedzibą w Tychach, ul. Przemysłowa 64, 43-100 Tychy,
• BZK GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97a, 01-303 Warszawa,
• Komagra sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa,
• POLSKIE MŁYNY S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa,
• Zakłady Zbożowo-Młynarskie "PZZ" w Kielcach S.A. z siedzibą w Kielcach, ul. Zakładowa 4, 25‑670 Kielce,
• STAOIL sp. z o.o. z siedzibą w Kosowie Lackim, ul. Energetyczna 2, 08-330 Kosów Lacki,
• BZK ALCO S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa,
• BZK TM Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa.

oraz każdy inny podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z jednym lub wieloma w/w spółkami. Pełna lista Spółek BZK jest dostępna w Regulaminach dostępnych na Stronie;

Operatorze – oznacza to spółkę Logintrade S.A., z siedzibą we Wrocławiu, 53-680 Wrocław, ul. Braniborska 2/10, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000438056, NIP 8942953589, REGON 020811830;

Platformie zakupowej – oznacza to serwis internetowy o charakterze zamkniętym udostępniany przez Operatora na zlecenie Grupy handlowej BZK w ramach którego organizowane są przetargi i aukcje elektroniczne, przesyłane zapytania ofertowe, składane oferty handlowe oraz świadczone inne usługi związane z handlem. Platforma zakupowa pełni funkcje archiwizacyjną, raportującą i zarządzającą obiegiem dokumentów zakupowych;

Regulaminach – rozumie się przez to Regulamin korzystania z Platformy Zakupowej przez Dostawców oraz Regulamin przetargów i aukcji elektronicznych w "BZK i Wspólnicy Sp. z o.o.", dostępne na stronie https://zakupy.bzkgroup.pl/rejestracja/, dotyczące korzystania z Platformy zakupowej;

RODO – oznacza to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

Grupie handlowej BZK – oznacza to grupę spółek w skład której wchodzą BZK i Wspólnicy Sp. z o.o. oraz Spółki BZK;

Stronie – oznacza to stronę internetową www.bzk.pl wraz z podstronami w domenie www.bzk.pl, w tym podstronę https://zakupy.bzkgroup.pl/;

Użytkowniku – rozumie się przez to osobę lub podmiot, który jest reprezentowany przez różne osoby które w ich imieniu zaakceptowały warunki Regulaminów w celu rejestracji na Platformie zakupowej, dla których zostało utworzone konto i tym samym uzyskały one dostęp do korzystania z Platformy Zakupowej.

III. Jakie są zasady i cele przetwarzania danych?

Poniżej przedstawiamy zasady i cele przetwarzania Danych osobowych:

1. Użytkowników
2. Kandydatów oraz
3. osób kontaktujących się z BZKiW, za pośrednictwem danych kontaktowych umieszczonych na Stronie.

1. Dane osobowe Użytkowników

1.1. Jakie dane są przetwarzane?

Gromadzimy Dane osobowe w trakcie rejestracji oraz podczas korzystania z Platformy Zakupowej, w zakresie wskazanym poniżej.

W celu skorzystania z Platformy zakupowej należy utworzyć konto w Platformie Zakupowej. Istnieją dwa moduły rejestracji w Platformie zakupowej: (i) moduł rejestracji jako nowa firma oraz (ii) moduł rejestracji jako nowa osoba kontaktowa dla zarejestrowanej firmy.

W przypadku dokonywania rejestracji jako nowa firma, w celu założenia konta w Platformie zakupowej należy podać następujące dane:

• nazwę firmy,
• numer NIP,
• adres strony www (opcjonalnie),
• rok powstania firmy,
• liczbę zatrudnionych osób,
• adres firmy (ulica i numer, miejscowość, kod pocztowy, województwo, kraj)
• dane osoby kontaktowej (imię, nazwisko, telefon stacjonarny (opcjonalnie), telefon komórkowy (opcjonalnie),
• email,
• domenę działalności firmy,

oraz załączyć następujące dokumenty potwierdzające podane informacje w formacie PDF, JPG lub PNG:

• KRS lub zaświadczenie EDG,
• NIP,
• REGON,
• referencje (opcjonalnie).

W przypadku dokonywania rejestracji jako nowa osoba kontaktowa dla zarejestrowanej firmy, w celu założenia konta użytkownika należy podać następujące dane:

• numer NIP,
• imię,
• nazwisko,
• telefon stacjonarny (opcjonalnie),
• telefon komórkowy (opcjonalnie),
• E-mail.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, ale konieczne do skorzystania z Platformy zakupowej. Po założeniu przez Użytkownika konta w każdym z omówionych powyżej modułów konto jest akceptowane przez BZKiW i/lub Spółkę BZK. Powyższa akceptacja stanowi warunek pomyślnego przejścia procedury rejestracyjnej. W przypadku braku akceptacji, dane są usuwane. Po założeniu i zaakceptowaniu konta, Użytkownik otrzymuje hasło i login do jego konta w Platformie zakupowej.

Po założeniu konta Użytkownik może stać się oferentem wszystkich spółek z Grupy handlowej BZK . Z tego względu dane podane przez Użytkownika na etapie zakładania konta są dostępne dla BZKiW oraz wszystkich Spółek BZK.

Użytkownik może po zalogowaniu się do Platformy zakupowej wziąć za pośrednictwem Platformy zakupowej udział w przetargach i aukcjach elektronicznych organizowanych przez Grupę handlową BZK lub dowolną z jej spółek. Użytkownik, który chce zalogować się do konta w Platformie zakupowej, zgodnie z Regulaminami, powinien podać swój adres login oraz hasło do konta w Platformie zakupowej. Aby wziąć udział w przetargu lub aukcji elektronicznej, Użytkownik musi złożyć ofertę. W przypadku złożenia oferty przez Użytkownika, BZKiW oraz odpowiednia Spółka BZK zbiera i przetwarza następujące Dane osobowe o Użytkowniku: (i) dane wynikające z KRS, (ii) dane wynikające z CEiDG, (iii) dane kontaktowe, (iv) dane z oferty, (v) imię, (vi) nazwisko, (vii) NIP, (viii) adres doręczeń, (x) służbowy numer telefonu, , (xii) służbowy adres e-mail, (xiv) stanowisko, (xv) nazwa firmy, (xvi) adres firmy, (xvii) numer telefonu komórkowego, (xviii) numer telefonu stacjonarnego, (xix) inne dane.

Po zakończeniu postępowania przetargowego dane te są przekazywane przez BZKiW do osoby odpowiedzialnej za dany przetarg (tzw. kupca) w zainteresowanej Spółce BZK lub są bezpośrednio dostępne dla tego kupca w Platformie zakupowej. Kupiec ten ma wówczas wgląd do danych Użytkownika zawartych w ofercie. Pozostałe Spółki BZK nie biorące udział w postępowaniu przetargowym nie mają wglądu do danych zgromadzonych w ramach przetargu prowadzonego przez inną Spółkę BZK.

1.2. Kto jest administratorem moich Danych osobowych?

Administratorami Danych Osobowych podanych przez Użytkownika poprzez Platformę zakupową jest Grupa handlowa BZK.

1.3. Rolą BZKiW jest świadczenie usług, w tym prowadzenie obsługi zakupowej dla Spółek BZK oraz współpraca z poszczególnymi Spółkami BZK w celu prowadzenia ich własnych procesów zakupowych. Z kim kontaktować się w sprawie przetwarzania moich Danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Danych osobowych Użytkowników w ramach Platformy zakupowej więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można uzyskać:

• pod adresem e-mail: zakupy_centralne@bzkgroup.pl lub rodo@bzk.pl,
• pisemnie: BZK Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i Wspólnicy spółka komandytowa, ul. Połczyńska 97A, 01-303 Warszawa.

W przypadku, jeśli zapytanie dotyczy przetwarzania Danych osobowych przez inną Spółkę BZK, BZKiW przekaże zapytanie tej spółce.

1.4. W jakim celu przetwarzamy dane?

Dane osobowe Użytkowników podane przez nich w ramach Platformy zakupowej są przetwarzane w następujących celach:

• realizacji procesu przetargowego prowadzonego przez BZKiW lub Spółki BZK,
• kontaktu z Użytkownikiem,
• przesyłania Użytkownikowi zapytań ofertowych,
• przygotowania i analizy przez BZKiW procesów zakupowych w Spółkach BZK,
• monitoringu prawidłowości procesu przetargowego w Spółkach BZK.

Grupa handlowa BZK przetwarza Dane osobowe Użytkowników w celu podjęcia niezbędnych działań jeszcze przed przystąpieniem Użytkownika do przetargu lub aukcji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej, tj. w celu rejestracji Użytkownika, obejmującej akceptację konta Użytkownika.

Następnie, w przypadku zgłoszenia się przez Użytkownika do danego postępowania przetargowego, Dane osobowe Użytkownika są przetwarzane w celu przeprowadzenia aukcji lub procesu przetargowego dla BZKiW i/lub oraz Spółek BZK. W przypadku wyłonienia w którymkolwiek z tych postępowań oferty Użytkownika, dane Użytkownika są przetwarzane przez BZKiW i/lub Spółki BZK w celu zawarcia umowy z Użytkownikiem.

Nadto, Grupa handlowa BZK przetwarza Dane osobowe Użytkowników w celu informowania Użytkownika o prowadzonych postępowaniach przetargowych i aukcjach elektronicznych z zakresu produktów, których sprzedażą zajmuje się Użytkownik bądź reprezentowany przez niego podmiot.

Przetwarzanie, o którym mowa powyżej, jest realizowane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Grupa handlowa BZK przetwarzać będzie również Dane osobowe Użytkownika, w celu wykonania obowiązków prawnych, w tym w szczególności, wykonania zobowiązań wynikających z ustawy o rachunkowości. W celu, o którym mowa w niniejszym ustępie, dane te będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

1.5. Przez jaki okres przetwarzamy dane?

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane przez Grupę handlową BZK przez okres wymagany zgodnie z przepisami prawa.

2. Dane osobowe Kandydatów

2.1. Jakie dane są przetwarzane?

Zakres danych zależy od informacji przesłanych przez Kandydata do danej spółki Grupy handlowej BZK poprzez adres email zamieszczony na stronie internetowej.

2.2. Kto jest administratorem moich Danych osobowych?

Administratorem Danych osobowych Kandydata będzie każdorazowo spółka Grupy handlowej BZK do której Kandydat wysyła swoje zgłoszenie rekrutacyjne.

2.3. Z kim kontaktować się w sprawie przetwarzania moich Danych osobowych?

W sprawach dotyczących przetwarzania Danych osobowych Kandydatów, prosimy o kontakt z odpowiednią spółką Grupy handlowej BZK, do której zostało wysłane zgłoszenie rekrutacyjne.

2.4. W jakim celu przetwarzamy dane?

Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane w celach rekrutacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

2.5. Przez jaki okres przetwarzamy dane?

Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane przez odpowiednią spółkę Grupy handlowej BZK do końca trwania rekrutacji której dotyczy zgłoszenie lub w przypadku wyrażenia zgody na dalsze przetwarzanie danych, do czasu wycofania tej zgody lub ustania celu biznesowego w dalszym przetwarzaniu tych danych.

3. Dane osobowe osób, kontaktujących się z BZKiW

3.1. Jakie dane są przetwarzane?

Zakres danych zależy od informacji przesłanych do BZKiW poprzez adres email zamieszczony na stronie internetowej.

3.2. Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Administratorem danych jest BZKiW.

3.3. Z kim kontaktować się w sprawie przetwarzania moich danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Danych osobowych przez BZKiW więcej informacji można uzyskać:

• pod adresem e-mail: rodo@bzk.pl
• pisemnie: BZK i Wspólnicy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Połczyńska 97A, 01-303 Warszawa.

3.4. W jakim celu przetwarzamy dane?

Dane osobowe przekazane BZKiW przez osoby korzystające z informacji kontaktowych wskazanych z zakładce „Kontakt” będą przetwarzane w celu zapoznania się z korespondencją i przygotowaniem odpowiedzi. W zależności od treści zapytania lub wiadomości, mogą być przekazane do właściwego działu BZKiW lub Spółki BZK. W celu, o którym mowa w niniejszym ustępie, dane te będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Uzasadniony interes polega na analizie zapytań oraz wniosków, które spływają do BZKiW i przygotowaniu na nie odpowiedzi lub ustaleniu dalszego postępowania w celu rozpatrzenia otrzymanej korespondencji.

3.5. Przez jaki okres przetwarzamy dane?

Dane osobowe osób przekazujących zapytania są przetwarzane nie dłużej niż konieczne w celu odpowiedzi na korespondencję, o ile dłuższy okres nie jest wymagane ze względu na przepisy prawa.

V. Uprawnienia dotyczące Danych osobowych

Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do danych – czyli prawo zwrócenia się do spółek Grupy handlowej BZK z zapytaniem, czy przetwarzamy jego Dane osobowe, a także zażądanie informacji m.in. na temat celów przetwarzania danych oraz osób trzecich, którym przekazujemy Dane osobowe. Aby uzyskać dostęp do przechowywanych przez spółki Grupy handlowej BZK informacji, skontaktuj się z BZKiW, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce;
• prawo żądania sprostowania, ograniczenia lub usunięcia danych - każdej osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do poprawienia tych danych, a w niektórych przypadkach również prawo żądania ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Użytkownik posiadający u nas konto, po zalogowaniu się, może zaktualizować swoje Dane osobowe. W przypadku problemów z aktualizacją danych w koncie, w celu ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia, prosimy o przesłanie wniosku korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce;
• prawo wniesienia sprzeciwu – każdy kogo dotyczą dane ma prawo wnieść sprzeciw do spółek Grupy handlowej BZK w zakresie, w zakresie w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu BZKiW. W celu wniesienia sprzeciwu prosimy o przesłanie wniosku korzystając z danych kontaktowych zawartych w niniejszej Polityce;
• prawo wycofania zgody – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, osoba ma prawo jej wycofania w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W celu wycofania zgody prosimy o przesłanie wniosku korzystając z danych kontaktowych zawartych w niniejszej Polityce;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu złożenia oferty w przetargu, zawarcia umowy albo pisemnego zamówienia lub przetwarzane na podstawie zgody, osobie tej przysługuje prawo do przenoszenia Danych osobowych, tj. do otrzymania Danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Na żądanie osoby, której dane dotyczą, dane te mogą zostać przesłane innemu administratorowi danych. Uprawnienie do przenoszenia danych nie dotyczy danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W celu skorzystania z prawa przenoszenia danych, prosimy o przesłanie wniosku korzystając z danych kontaktowych zawartych w niniejszej Polityce.

Osoby, których dane dotyczą mają również prawo do wniesienia skargi do nas lub do organu nadzorczego, gdy uznają iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.